(1) وحدة الإعلام

أنشطة وحدة الإعلام:

  1. إصدار صحيفة جامعة الجزيرة للتَّعريف بالجامعة وكافة أنشطتها.
  2. تحرير صفحات الجامعة في الصُّحف السَّيارة.
  3. تغذية موقع الجامعة على شبكة الإنترنت ومواقع الكليات والمراكز والمعاهد والإدارات والمواقع الإلكترونية الأخرى بالمواد الإعلامية.
  4. تغذية أجهزة الإعلام بأخبار وأنشطة الجامعة بصورةٍ مستمرة.
  5. العمل على تخصيص نوافذ إعلامية للجامعة بوسائط الإعلام المختلفة الولائية والقومية لعكس أنشطة الجامعة.
  6. تحرير إصدارة دورية لعكس وتوثيق ما يدور في الجامعة على كافة المستويات.
  7. تنظيم المؤتمرات الإعلاميَّة والصّحفيَّة ما دعتْ الضرورة.
  8. رصد وتحليل ما ينُشر عن الجامعة خاصَّة والتَّعليم العالي عامةً وتحليله ورفعه للإدارة العليا للجامعة عبر القنوات المؤسسية.
  9. الاهتمام بأنشطة الطلاب وروابطهم بما يقوي ويمتن النسيج الاجتماعي داخل الجامعة ويعزز حرية المسؤولية في التعبير.
  10. التواصل الإعلامي بين الجامعة ونظيراتها داخل وخارج السُّودان.
  11. تغذية مكتب الجامعة بالخرطوم بالأخبار يومياً لتسهيل ربط الجامعة بالأجهزة القومية.
  12. تأسيس قاعدة معلومات الكترونية عبر شبكة تربط الإدارة بكل مؤسسات الجامعة.
  13. الإشراف على الجانب الإعلامي في البرامج الجماهيرية.
  14. إعداد وبث برامج الفضائيات السُّودانيَّة الحكومية والخاصة والإذاعات المسموعة عن الجامعة وإنجازاتها وأنشطتها.

تضم وحدة الإعلام:

القسم الفني: وهو الذي يعني بالتَّصوير والتَّوثيق لكل نشاطات الجامعة وعمل الأفلام الوثائقية ومعرض الصَّور عن نشاطات الجامعة وتنظيم أشرطة الفيديو بدباجات توضيحيَّة، وكذلك أسطوانات الحاسوب وحفظها كأرشيف إلكتروني بجانب الأرشيف الورقي.

وحدة الرَّصد الصحفي: يتمثل دورها في متابعة وسائل الإعلام كالتلفزيون والإذاعة والصحف والإنترنت لرصد ما يرد فيها من أخبار عن الجامعة واطلاع الإدارة العليا عليها وتقديم المشورة في ذات الشأن، ورصد ما يرد في الصّحف أو الإذاعة أو التلفزيون من إعلانات أو تنويهات عن اقامة مؤتمرات أو ندوات أو رش عمل متخصصة، وتنوير الكليات أو الإدارات أو الأقسام ذات الصِّلة بالمشاركة في النشاط المعلن عنه وتقوم بجمع المعلومات في شكل قصاصات لأخبار تتعلق بجامعة الجزيرة أو التعليم العالي يتم اقتصاصها من الصحف و إرسالها إلي الإدارات العليا بشكل يومي والجهات التي يتعلَّق بها الموضوع.

(2) وحدة العلاقات العامة

أنشطة الوحدة:

  1. تنظيم مشاركة الجامعة في المناسبات القوميَّة والوطنية.
  2. إقامة المعرض الدائم للجامعة ومعارض الكليات.
  3. الإعداد للندوات والمؤتمرات واللقاءات داخل الجامعة وخارجها بالاشتراك مع الجهة المنظمة.
  4. تجهيز الهدايا من درع الجامعة وخلافه لتكريم القيادات المميزة.
  5. حضور اللِّجان التي تعقد شهرياً برئاسة مدير الجامعة وتقديم الخدمات المطلوبة لها وضيافتها.
  6. تدعيم العلاقات بين الجامعة والجامعات الأخرى والهيئات العلمية والثقافية المحلية والخارجية بكل الوسائل الممكنة.
  7. إصدار دليل تلفونات وعناوين قيادات الجامعة وأعضاء هيئة التدريس.
  8. تحرير ونشر الإعلانات التي تصدر عن الجامعة عبر الوسائل المناسبة.
  9. الإعلان عن برامج الجامعة في الانتساب، الدِّراسات العليا، الاستشارات، التَّدريب، خدمة المجتمع عبر الوسائل المناسبة.
  10. إصدار الدَّوريات والمطبقات والنشرات والمفكرات والكُتيبات وإعداد الأدلة عن الجامعة وكلياتها ووحداتها المختلفة.
  11. حضور الاجتماعات التي يدعو إليها مدير الجامعة وتسجيلها وتوزيع محاضراتها.
  12. عمل ألبومات لصور أنشطة الجامعة وإهدائها للمشاركين وذوي الصلة بهذه الأنشطة.
  13. المشاركة الوجدانيَّة في كافة المناسبات القومية والمحلية والدينية وإرسال بطاقات التهاني والتعازي.
  14. الدَّعوة إلى النَّدوات والمؤتمرات واللقاءات والإشراف عليها.
  15. تلقي اقتراحات وشكاوى الموظفين واستفساراتهم واقتراح ما يلزم بشأنها وما يلزم لتلافي أسبابها.
  16. مراجعة متابعة خطابات الجامعة بالوزارات والدوائر الحكوميَّة لإنجاز أعمال الجامعة الرسميَّة وتجديد التراخيص والاشتراكات السَّنوية الخاصَّة بنشاطات الجامعة.

تضم وحدة العلاقات العامة:

وكالة الدِّعاية والإعلان: جاءت فكرة وكالة الدِّعاية والإعلان بغرض تصميم وتنفيذ مطبوعات إعلامية ذات جودة عالية وبأسعار معقولة وبالمواصفات المطلوبة لكل عمادات وكليات الجامعة، وهي التي تقوم بنشر إعلانات الجامعة عبر القنوات الإعلامية المختلفة وتنفيذ أعلام السُّودان وأعلام تحمل شعار الجامعة ومطبقات و(فوايل) تحمل صور تعريفيَّة عن الجامعة وأقلام و(علَّاقات) وجلسات أكواب تحمل اسم وشعار الجامعة. وقد نجحت الوكالة بتنفيذ أجندة مفكرة الجامعة للعام 2015م وتنفيذ عدد من المطبوعات الإعلامية لاجتماع مجلس الجامعة والعديد من الاهداءات لملتقى الجامعات السُّودانيَّة التركيَّة وتنفيذ لائحات مجمع أبو حراز، وتقوم الوكالة بدورها الرائد في مجال الإعلانات في الصحف القوميَّة والقنوات الفضائية والإذاعات المحلية والقومية.

المعرض المتحرك:

تعتبر المعارض من أنجح الوسائل للترويج وتقدِّم فرصة طيبَّة لوضع أساليب الترويج الأخرى موضع التنفيذ، وذلك عن طريق الاتصالات المباشرة والمختلفة التي يجريها المشترك مع المستهدفين بنشاطاته والمشاركة في المعارض عن طريق المعرض المتحرك تتيح الفرصة للترويج عن الجامعة وكلياتها المختلفة ومعاهدها البحثية. ومعرض الجامعة هو عبارة عن:

  1. معرض البوب أب (4×3) يحتوي على الرؤية والرسالة والأهداف.
  2. معرض الأستاند رول أب الذي يتكون من أربعة استنادات كالاتي:-

أ/ أستناد مجمع النشيشيبه. ب/ أستناد مجمع الرازي. ج/ أستناد مجمع حنتوب. د/ أستناد مجمعات الجامعة خارج ود مدني وتتخلص فوائد المشاركة بمعرض الجامعة في المعارض المحلية والدولية في الآتي:

1/ التعريف بالجامعة.

2/ التَّمكن من المعرفة والمقدرة على التنافس واستقطاب المستفيدين والاستفادة من الاتصالات المباشرة في معرفة الرغبات المشتركة وتدعيمها وتأكيد المواصلة في الاتصال الدائم والمستمر. وقد شاركت الجامعة بالمعرض المتحرك في عدة معارض منها معرض الخرطوم الدولي حيث حقق المعرض نجاحاً كبيراً في التَّعريف عن الجامعة من خلال ما تزخر به من علماء أنتجوا الكثير من المؤلفات والكتب والإصدارات في مختلف التَّخصصات، وطلاب ابتكروا العديد من الاختراعات والتَّعريف بدور الجامعة في خدمة المجتمع من خلال كلياتها ومعاهدها.

(3) وحدة المراسم:

هي وحدة أُنشئت حديثاً وتقوم بالمراسم والضيافة في الإدارة وداخل الجامعة، وهي الوجه المشرق الذي يعكس الجامعة من خلال الخدمات التي تقدمها.

مهام واختصاصات الوحدة:

  1. استقبال الوفود والإشراف على برامج زياراتهم وإعداد الإهداءات وتقديمها لهم.
  2. الإشراف على مكان الإقامة وتوفير سُبل الرَّاحة للزوار
  3. إجلاس القيادات العليا في المناسبات الرسميَّة.
  4. عمل تأشيرات الدخول والخروج لكل منسوبي الجامعة.
  5. إقامة الاسابيع الخدمية والرحلات الترفيهية للعاملين بالجامعة.
  6. إعداد البرامج والمسابقات والاحتفالات المتعلقة بمشاركة الجامعة في المناسبات الخاصة والوطنية.
  7. القيام بكل ما يخص السَّادة أعضاء هيئة التدريس وخاصَّة المنتدبين من خارج الجامعة ومواعيد وجودهم – أماكن إقامتهم – حجز وسيلة المغادرة لهم.
  8. مرافقة الزوار وتعريفهم بمجمعات الجامعة وكلياتها ومعاهدها.
  9. الإشراف على مراسم استقبال ووداع الوفود الزائرة للجامعة
  10. تقديم المساعدات للإدارة العليا وقيادات الجامعة وتوفير احتياجاتهم.
  11. استخراج الأوراق الثبوتية لمنسوبيّ الجامعة (باسبورت – بطاقة شخصية).
  12. أيّ مهام أخرى تتعلَّق بالمراسم.

(4) أنشطة قسم الإعلام الخارجي والنشر الالكتروني :-

  1. تزويد موقع الجامعة ومواقع الكليات بالمواد الإعلامية اللازمة.
  2. تحديث موقع الجامعة يومياً بالتنسيق مع إدارة المعلوماتية .
  3. نشر إعلانات الجامعة خارجياً بالوسائل التي تحقق هذا الغرض .
  4. دون إقصاء لروح المبادرة والابتكار ، اقترح أي برامج ونشاطات تدعم النشر الالكتروني .

(5) القسم الفني :

هو الذي يعني بالتَّصوير والتَّوثيق لكل نشاطات الجامعة وعمل الأفلام الوثائقية ومعرض الصَّور عن نشاطات الجامعة وتنظيم أشرطة الفيديو بدباجات توضيحيَّة، وكذلك أسطوانات الحاسوب وحفظها كأرشيف إلكتروني بجانب الأرشيف الورقي.

(6) وحدة الإشراف الإداري :

مهام المشرف الإداري بإدارة الإعلام والعلاقات العامة :-

  1. الإشراف علي إعمال الخدمات المختلفة التي تحتاجها الإدارة من ترحيل وصيانة وضيافة وخدمات الكهرباء والمياه وتوفير الأثاثات بهدف توفير الجو المناسب لأداء الإعمال والوجبات الموكلة لأعضاء الإدارة عن طريق المتابعة مع الإدارات المركزية والمتخصصة ( الإدارة الهندسية – الخدمات – الحرس الجامعي – الخدمات الصحية …الخ ).
  2. متابعة إعداد الميزانيات وتنفيذها والقيام بالأعمال المالية والحسابية المتصلة بتنفيذ الميزانية ومد المركزي الإداري بما يحتاجه من معلومات عن الجوانب المالية أو الإدارية أو الخدمية والتنسيق معه في كل هذه الجوانب وخلق صلة وثيقة تحقق التعاون والتكامل في الأداء .
  3. القيام بإعمال السكرتارية الخاصة بالإدارة من سجلات ومحفوظات وطباعة وكافة الإعمال الإدارية ووضع نظم محكمة لحفظ المكاتبات والمعلومات والبيانات .
  4. المحافظة علي امن المكاتبات والمستندات والمعدات .
  5. مسؤولية المشرف الإداري علي العمال والموظفين وتوفير احتياجاتهم واستحقاقاتهم .
  6. أي مهام أخري يحددها مدير الإدارة .
  7. يعتبر الإداري المسئول لدي مدير الإدارة مباشرة .

واجبات المشرف الإداري :-

  • الإشراف علي إعداد التقارير السرية لجميع الموظفين ماعدا الذين بالقطاع الإداري المهني .
  • مراقبة السير العام للموظفين .
  • مراقبة وتنسيق تحركات العربات والاقتصاد عن طريق الاستعمال الصحيح .
  • إعداد التقارير الشهرية والسنوية المتعلقة بالجانب الإداري بالإدارة .
  • الإشراف علي المكاتبات السرية وحفظ ملفاتها المختلفة .
  • القيام بتوزيع البريد الوارد للأقسام المختلفة مع إعطاء عناية خاصة بمراقبة تقديمها لجهات الاتصال خصوصا مستندات المكاتبات الجديدة حسب موضوعاتها .
  • مراقبة المواظبة وضبط الحضور والخروج للعاملين موظفين وعمال والإشراف علي أداء إعمالهم بالطريق المطلوبة .
  • ملاحظة حفظ المكاتبات بكفاءة تامة .
  • مراعاة تقديم المكاتبات بطريقة سليمة في الملفات المخصصة لها وملاحظة تقديم المراجع المختلفة بها .
  • إعداد المذكرات والمسودات في شتي المواضيع والتوقيع علي عدد المكاتبات الصادرة .
  • الإشراف علي عمل سائقي العربات في الوحدة ومراقبة حركات وصيانة أسطول عربات الإدارة وصرف الوقود (بنزين-جازولين-وخلافة).
  • نظافة المباني وصيانتها وملاحظة توفير الأدوات الكتابية .
  •  أي مهام يوكلها مدير الإدارة .